• Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych

CO TO JEST RODO?

Szanowni Państwo, od 25 maja 2018 roku obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych określane jako „RODO”). Posługiwanie się terminem RODO jest powszechnie używanym skrótem ww. rozporządzenia. Celem wprowadzenia nowych regulacji jest ujednolicenie zasad przetwarzania danych osobowych na terenie Unii Europejskiej.

OGÓLNE ZASADY PRZETWARZANIA TWOICH DANYCH OSOBOWYCH.

I. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Miejskim w Kolbuszowej jest Burmistrz Kolbuszowej z siedzibą przy ul. Obrońców Pokoju 21, 36-100 Kolbuszowa, z którym można skontaktować się pisemnie na adres siedziby, poprzez e-mail: grzegorz.romaniuk@ekolbuszowa.pl  lub telefonicznie pod nr tel. 17/2271333 (wew. 252).

• Uwaga: Urząd przetwarza także dane osobowe w imieniu i na rzecz innych administratorów oraz przetwarza dane w rejestrach centralnych prowadzonych w formie elektronicznej, dla których administratorem jest właściwy minister w zależności od rodzaju sprawy.

II. Inspektor Ochrony Danych

Administrator Danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można się kontaktować poprzez e-mail:  rodo@ekolbuszowa.pl, pisemnie na adres: ul. Obrońców Pokoju 21, 36-100 Kolbuszowa lub telefonicznie pod nr tel. 17/2271333 (wew. 502).

III. Podstawa prawna i cele przetwarzania danych osobowych

1. Przetwarzanie danych osobowych może odbywać się w związku z realizacją przez Administratora publicznych zadań własnych bądź zleconych określonych w przepisach prawa, w szczególności wymienionych w art. 7 i 8 ustawy o samorządzie gminnym oraz w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze przy realizacji tych zadań.
2. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez Administratora również w sytuacji, gdy jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi.
3. Dane osobowe mogą być również przetwarzane przez Administratora w celu zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest Gmina Mikołów reprezentowana przez Administratora.
4. W pozostałych przypadkach dane osobowe mogą być przetwarzane przez Administratora na podstawie zgody udzielonej przez osobę, której dane dotyczą. W takim przypadku przetwarzanie odbywa się
   w zakresie i w celu określonym w treści zgody.  
5. Po realizacji głównego celu, dla którego dane osobowe zostały przez Administratora pozyskane mogą one być dalej przechowywane wraz z dokumentacją, w której są zawarte wyłącznie do celów archiwalnych, zgodnie z wymogami określonymi w przepisach o zasadach prowadzenia działalności archiwalnej.

IV. Przetwarzanie danych osobowych w korespondencji e-mail z Urzędem

1. Administratorem danych osobowych zawartych w treści korespondencji e-mail prowadzonej z Urzędem Miejskim w Kolbuszowej jest Administrator wskazany w pkt I. Przesłanie korespondencji elektronicznej do Urzędu Miejskiego w Kolbuszowej świadczy o udzieleniu świadomie i dobrowolnie zgody na przetwarzanie przez Urząd Miejski w Kolbuszowej danych osobowych przekazanych w treści wiadomości.
2. Zakres i cel przetwarzania tych danych oraz okres ich przechowywania zależny będzie od charakteru sprawy będącej przedmiotem korespondencji.
3. W przypadku odmowy wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, prosimy o jednoznaczną wiadomość zawierającą oświadczenie o braku zgody na przetwarzanie danych osobowych wraz z żądaniem ich usunięcia.  W takim przypadku dane osobowe zostaną usunięte wraz z korespondencją e-mail w zakresie, w jakim ich dalsze przetwarzanie przez Urząd Miejski w Kolbuszowej nie jest uzasadnione z uwagi na powszechnie obowiązujące przepisy prawa lub konieczność wykonania przez Urząd obowiązków wynikających z przepisów prawa i spowoduje zakończenie dalszej korespondencji ze strony Urzędu.
4. Wiadomości e-mail wysyłane przez Urząd oraz wszelkie załączane do nich pliki mają charakter poufny, co oznacza, że są przeznaczone wyłącznie dla uprawnionych do ich otrzymania adresatów. Jeżeli wiadomość e-mail wysłana z Urzędu Miejskiego w Kolbuszowej została doręczona omyłkowo innemu adresatowi niż uprawniony do jej otrzymania prosimy o jej trwałe usunięcie oraz o informację o takim zdarzeniu pod nr tel. 17/2271333 lub na adres e-mail: um@ekolbuszowa.pl.

V. Źródła pochodzenia danych

W celu realizacji zadań publicznych Administrator pozyskuje dane osobowe:

• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą – w szczególności w celu załatwienia dotyczącej tej osoby indywidualnej sprawy z zakresu właściwości miasta i gminy Kolbuszowa,
• od innych podmiotów i instytucji publicznych – w przypadkach określonych w przepisach prawa,
• z publicznych rejestrów centralnych na podstawie zasad określonych w przepisach szczególnych regulujących zasady ich prowadzenia (może tu chodzić o takie rejestry jak: ewidencja ludności, rejestr PESEL, rejestr dowodów osobistych, ewidencja pojazdów, rejestr wyborców, ewidencja działalności gospodarczej itp.).

VI. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami danych osobowych przetwarzanych przez Administratora (tj. podmiotami lub osobami, którym dane mogą zostać przez Administratora ujawnione) mogą być:

• podmioty będące dostawcami systemów teleinformatycznych wykorzystywanych przez Administratora do realizacji jego zadań, z którymi wiąże się przetwarzanie danych osobowych oraz podmioty świadczące asystę i wsparcie techniczne przy korzystaniu z w/w systemów w ramach zawartych z nimi umów,
• podmioty lub osoby świadczące na rzecz Administratora usługi pocztowe lub kurierskie w zakresie danych niezbędnych do doręczenia korespondencji (w przypadku korespondencji prowadzonej w postaci tradycyjnej - papierowej),
• podmiot będący dostawcą usługi poczty elektronicznej w zakresie danych zawartych w treści korespondencji mailowej prowadzonej z Urzędem,
• inne podmioty, którym na podstawie zawartych z Administratorem umów Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych w określonym w umowie celu i zakresie,
• wszystkie strony postępowania prowadzonego przez Urząd w danej sprawie w ramach prawa dostępu i wglądu do akt sprawy zagwarantowanego w przepisach dotyczących danego rodzaju postępowania (np. postępowania administracyjnego, podatkowego itd.).
• inne podmioty na podstawie przepisów prawa

VII. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania określonego w pkt. III oraz po tym okresie – do celów archiwalnych przez czas określony w przepisach nakładających na Administratora obowiązek archiwizowania dokumentacji poszczególnych rodzajów spraw, zgodnie z ich kategorią archiwalną.

VIII. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Na zasadach określonych przepisami RODO osoby, których dane dotyczą mają prawo do żądania od Administratora:

• dostępu do treści swoich danych osobowych,
• sprostowania danych, które są nieprawidłowe,
• usunięcia danych, które są przetwarzane niezgodnie z prawem albo nie są niezbędne dla realizacji celu, o którym mowa w pkt III i celu obowiązkowego archiwizowania dokumentacji,
• ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych (wstrzymania operacji na danych stosownie do złożonego wniosku),
• przeniesienia danych do innego administratora.

Zakres każdego z w/w praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać wynikają z przepisów z zakresu ochrony danych osobowych (RODO i przepisów krajowych). To, z którego uprawnienia będzie można skorzystać zależeć będzie w szczególności od podstawy prawnej i celu przetwarzania danych i będzie przedmiotem rozstrzygnięcia przez Administratora w ramach rozpatrywania ewentualnego wniosku o skorzystanie, z któregoś z w/w praw.

2. W szczególnych sytuacjach można wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych przez Administratora. W takiej sytuacji po rozpatrzeniu wniosku Administrator nie będzie już mógł przetwarzać danych objętych sprzeciwem, chyba że zostanie wykazane istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania tych danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą lub zostanie wykazane istnienie podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

IX. Prawo do cofnięcia zgody

W przypadkach, gdy do przetwarzania danych osobowych konieczne jest uprzednie wyrażenie zgody na przetwarzanie – w każdym momencie można skorzystać z prawa do wycofania takiej zgody. Wycofanie zgody skutkuje brakiem możliwości dalszego przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu określonym w uprzedniej zgodzie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Dla celów dowodowych Administrator prosi o wycofywanie zgód drogą pisemną lub elektroniczną.

X. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

W razie stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dane kontaktowe organu nadzorczego: Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel.: 22-531-03-00).

XI. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych osobowych oraz o konsekwencjach ich niepodania

Podanie Administratorowi swoich danych osobowych może być:

• wymogiem ustawowym – gdy podanie administratorowi danych osobowych jest obowiązkowe (np. gdy przepisy prawa wskazują jakie dane są niezbędne do realizacji przez Administratora danego zadania publicznego) albo niezbędne do zrealizowania jego zadania publicznego lub spełnienia żądania, przy czym konsekwencją niepodania tych danych będzie brak możliwości zrealizowania przez Administratora jego zadania lub spełnienia żądania,
• wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy – gdy podanie danych osobowych jest niezbędne do prawidłowego i skutecznego zawarcia umowy z Administratorem i jej wykonania, przy czym konsekwencją niepodania wymaganych przez Administratora danych osobowych będzie brak możliwości zawarcia umowy i jej wykonania,
• dobrowolne – gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą w celu określonym w treści zgody, przy czym konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości zrealizowania tego celu.

MIEDZYNARODOWE

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylająca decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW

KRAJOWE

• Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
• Ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości
• Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)1), 2)