Sygnalista - zgłoszenia zewnętrzne

URZĄD MIEJSKI W KOLBUSZOWEJ

1. Jak dokonać zgłoszenia

Osoby, które posiadają informację na temat nieprawidłowości i naruszeń występujących przy wykonywaniu pracy lub przy realizacji zadań na rzecz:

1)      Urzędu Miejskiego w Kolbuszowej

- w jej imieniu lub w jej interesie, powinny bezzwłocznie dokonać zgłoszenia wskazując na fakty, zdarzenia i okoliczności im wiadome. Osoby te powinny działać w dobrej wierze oraz w oparciu  o racjonalne elementy faktyczne i w interesie publicznym.

Zgłoszenia dokonywane są w sposób jawny. Zgłoszenie powinno być udokumentowane i szczegółowo opisane w celu umożliwienia zbadania zasadności zgłoszonych faktów.

Osobami właściwymi do otrzymywania i analizowania zgłoszeń są osoby wyznaczone do ich obsługi zgodnie z Procedurą zgłoszeń zewnętrznych w Urzędzie Miejskim w Kolbuszowej.

1. Urząd Miejski w Kolbuszowej zapewnia następujący kanał przekazywania zgłoszeń zewnętrznych:

• wysłanie listu na adres Urzędu Miejskiego w Kolbuszowej, ul. Obrońców Pokoju 21, 36-100 Kolbuszowa, z dopiskiem na kopercie „Sygnalista”.

W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu.

Informacje o naruszeniu prawa zgłoszone anonimowo pozostawia się bez rozpoznania.

Jak zgłosić naruszenia?

Szczególnie istotne jest, aby zgłoszenie zawierało następujące elementy, jeśli są one znane Sygnaliście:

1)      szczegółowy opis zaistniałych faktów;

2)      datę i miejsce, w którym nastąpiło zdarzenie;

3)      dane osobowe i rolę osób zaangażowanych lub elementy, które mogą umożliwić  ich identyfikację;

4)      odniesienie do ewentualnych dokumentów, które mogą potwierdzić zasadność zgłoszonych faktów.

W ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia, przesłana zostanie informacja o przyjęciu zgłoszenia, o ile Sygnalista pozostawił dane kontaktowe.

Powyższy kanał zgłoszeń dostępny jest dla:

1)      pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,

2)       osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskały informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,

3)       osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

4)      osoby prowadzącej działalność na własny rachunek,

5)     osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

6)      stażysty, praktykanta,

7)      wolontariusza.

Przedmiotem zgłoszenia może być naruszenie prawa lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1) korupcji

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finasowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodność z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt. 1-16.

Przedmiotem naruszenia może być również działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w punktach powyżej.

1. Ochrona zgłaszającego

Urząd Miejski w Kolbuszowej gwarantuje poufność zgłoszenia oraz danych w nim zawartych, a także anonimowość Sygnalisty, który prześle zgłoszenie, również w sytuacji, gdy okaże się ono bezzasadne.

Nie będą tolerowane żadnego rodzaju groźby, działania odwetowe, sankcje lub zachowania dyskryminujące wobec Sygnalisty.

Urząd Miejski w Kolbuszowej zastrzega sobie prawo podjęcia odpowiednich działań w stosunku do wszystkich osób, które zastosują lub zagrożą, że zastosują działania odwetowe wobec Sygnalistów.

Jeżeli Sygnalista dobrowolnie podaje dane osobowe, będą one przetwarzane zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miejskim w Kolbuszowej polityką ochrony danych osobowych.

Dane osób wskazanych w zgłoszeniach będą przetwarzane w ramach dotychczasowych stosunków prawnych łączących te osoby z Urzędem Miejskim w Kolbuszowej tj. w szczególności w celu oceny czy zachodzą podstawy rozwiązania umowy lub zastosowania innych sankcji właściwych dla danego stosunku prawnego. 

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych dostępne są w klauzulach informacyjnych:

1)    Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych sygnalisty

Informacji o przetwarzaniu danych osobowych w związku ze zgłaszaniem naruszenia prawa dla sygnalisty;

2)    Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów 

3.  Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

W przypadku zgłoszenia zewnętrznego, postępowanie ma na celu weryfikację informacji zgłoszonych przez sygnalistę, zgodnie z przyjętymi procedurami. Zgłoszenia są przyjmowane i rejestrowane przez wyznaczoną jednostkę organizacyjną. Zgłaszający może zostać poproszony o przedstawienie dodatkowych informacji lub wyjaśnień, które są niezbędne do wyjaśnienia sprawy. Informacje będą wyjaśniane w sposób zapewniający ochronę osoby zgłaszającej i poufność danych.

4. Termin przekazania informacji zwrotnej i jej zawartość

1) Urząd Miejski w Kolbuszowej zobowiązuje się do udzielenia informacji zwrotnej zgłaszającemu w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia przyjęcia zgłoszenia.

2) W uzasadnionych przypadkach Urząd Miejski w Kolbuszowej przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1.

Informacja zwrotna obejmuje:

• potwierdzenie otrzymania zgłoszenia w terminie 7 dni,
• informacje o podjętych lub planowanych działaniach w związku z wyjaśnieniem zgłoszonych informacji,
• informacje o zakończeniu postępowania i jego wynikach, jeśli jest to możliwe do przekazania.

5. Zasady poufności przy zgłoszeniach zewnętrznych
   1. Urząd Miejski w Kolbuszowej gwarantuje, że procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;

2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

2. Ochrona poufności, o której mowa w ust. 1 pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

6. Zasady przetwarzania danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych następuje na zasadach  określonych w art. 8 ustawy o ochronie sygnalistów, a także zasadach przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 89, z późn. zm. 4) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz. Urz. UE L 295 z 21.11.2018, str. 39).

7.  Charakter działań następczych

1) Przez działania następcze należy rozumieć działanie podjęte przez organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych i inne.  

2) Urząd Miejski w Kolbuszowej w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, przekazuje sygnaliście na adres do kontaktu informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań lub o przyczynach niepodjęcia działań następczych.  

3) W uzasadnionych przypadkach Urząd Miejski w Kolbuszowej przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu,  o którym mowa w ust. 2.

• Urząd Miejski w Kolbuszowej informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Urząd Miejski w Kolbuszowej może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Urząd Miejski w Kolbuszowej informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

8. Środki ochrony prawnej i ochrona przed działaniami odwetowymi

Sygnalistom przysługuje ochrona prawna przed działaniami odwetowymi, takimi jak:

•        zwolnienie z pracy,

•        obniżenie wynagrodzenia,

•        zmiana warunków pracy na mniej korzystne.

Sygnaliści mogą również skorzystać z poufnej porady prawnej, dostępnej za pośrednictwem organizacji specjalizujących się w ochronie sygnalistów.

9. Ochrona sygnalisty przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności

Sygnalista jest chroniony przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności informacji pod warunkiem, że działał w dobrej wierze i w przekonaniu, że zgłoszone przez niego informacje są prawdziwe. Ochrona ta obejmuje zarówno zgłoszenia dokonane wewnętrznie, jak i zewnętrznie, jeśli działanie w ramach struktury organizacyjnej nie było możliwe lub efektywne.

10. Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych

Organ zachęca wszystkich pracowników do zgłaszania naruszeń prawa w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznej, o ile zgłaszający ocenia, że nie istnieje ryzyko działań odwetowych, a sprawa może zostać skutecznie rozwiązana w ramach organizacji. Zgłaszanie naruszeń w ramach kanału wewnętrznego jest możliwe poprzez wrzucenie pisemnego zgłoszenia do specjalnej skrzynki pocztowej usytuowanej na parterze w bocznym skrzydle korytarza oznaczonej jako „WEWNĘTRZNY KANAŁ DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZENIA PRAWA”

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

W przypadku potrzeby kontaktu z Rzecznikiem Praw Obywatelskich, wszelkie zgłoszenia można kierować na adres:
Rzecznik Praw Obywatelskich
Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
Telefon: (+48) 22 55 17 700

Strona internetowa: https://www.rpo.gov.pl

Adres mailowy biurorzecznika@brpo.gov.pl